Руководство для сотрудников — как работать с системой каждый день
Работает с тендерами: импорт, обработка, подача заявок
Согласует участие, контролирует воронку
Первичное заполнение из Excel, синхронизация, настройки
Согласовывает договоры на этапе «Подписание документов»
Партии, отгрузка, доставка, подтверждение поставщика
Контроль оплаты на одноимённом этапе
Два типа сделок: «Тендер» и «Прямая продажа». Общее начало и финал — середина расходится. Тип задаётся в карточке сделки.
Заявка в системе
КП поставщика
Руководитель решает
На площадку
Торги
Ждём решения клиента
Договор, юрист
Логистика
Как сделка попадает в систему и какие кнопки есть на первом этапе
По ссылке с площадки — кнопка «Импорт» в списке сделок. Поддерживаются B2B-Center, ТендерПро, Bidzaar и Тендерплан — агрегатор: любая площадка, которая есть на Тендерплане. Импорт идёт в фоне — статус виден в списке.
Для начального заполнения — импорт любого Excel (xlsx): контрагенты, контакты, сделки («Управление → Массовый импорт»)Менеджер открывает карточку, проверяет номер, URL, бюджет, контрагента, тип сделки (Тендер / Прямая продажа). Дозаполнение из API — «Управление → Дозаполнение».
Обязательные поля на первом этапе: контрагент, номер тендера, срок подачиОтправить руководителю — на согласование. Запросить КП у поставщика — если нужна себестоимость до решения. Отправить на просчёт — задача на расчёт, этап не меняется.
Устно согласовано (руководитель/директор) — сразу в «Подготовка и подача тендера», минуя согласование. Отклонить заявку — в «Отказ» с причинойНа этапе «Согласование с руководителем»: Согласовать (→ подготовка и подача) или Отклонить (→ «Отказ / проигрыш» с причиной).
Тендер идёт через подачу и итоги торгов, прямая продажа — через КП клиенту
Юрист согласовывает договор, поставщик подтверждает поставку — всё на одном этапе
Общие для обеих воронок этапы: доставка, контроль оплаты, закрытие
Все детали — на вкладке «Логистика»: партии отгрузки, этапы транспортировки, транспортные компании, трекинг-номера, даты. Товары привязаны к партиям на вкладке «Товары». Когда всё доставлено — Доставлено клиенту → «Контроль оплаты».
Кнопку жмут логист или менеджер. Автозадачи следят за задержкой доставкиБухгалтер или менеджер контролирует оплату: тип оплаты, срок, факт. Оплата получена → «Успешно реализовано», дата оплаты ставится автоматически.
Автозадачи: «срок оплаты наступил», просрочка 7/14/30 дней. Проблема — Проблема с оплатой → «Отказ» с причинойУспешно реализовано — сделка закрыта. Отказ / проигрыш — с обязательной причиной. Из «Отказа» руководитель или директор может нажать Восстановить заявку — сделка вернётся на «Входящий запрос».
Что где заполнять в карточке сделки
| Вкладка | Что делать |
|---|---|
| Основная | Номер, URL, площадка, тип сделки (Тендер / Прямая продажа), бюджет, даты, адрес, условия оплаты, контрагент, менеджер. Флаги: договор и спецификация подписаны, выигран, поставщик подтвердил, устно согласовано. Поля юриста. Комментарий клиента. |
| Файлы | Документы тендера, спецификации, договоры. Длинные и «опасные» имена файлов обрабатываются автоматически. Описание файла обязательно. |
| Товары | Позиции: наименование, количество, цена, валюта, единица. Сохранение на лету. Дубли наименований подсвечиваются цветной меткой. Привязка позиций к партиям отгрузки. |
| Логистика | Партии отгрузки, этапы транспортировки, транспортные компании, трекинг. Даты: отгрузка, планируемая и фактическая доставка. |
| Переписка | Email-переписка по сделке. Входящие привязываются автоматически. Отправка из карточки, шаблоны ответов, счётчик непрочитанных. |
| Документы | Генерация документов по шаблонам: КП, договоры, спецификации. Подстановка данных сделки, нумерация по правилам. |
Раздел «Задачи» — ваш ежедневный инструмент
Раздел «Контрагенты» — база компаний и людей
Вся переписка по тендеру в одном месте
Раздел «Почта → Входящие». Письма синхронизируются с почтовым сервером по IMAP. Бейдж непрочитанных в навигации.
Система автоматически привязывает письма к тендерам по теме и адресу. Можно привязать вручную. Вся переписка видна на вкладке «Переписка» в карточке тендера.
Откройте вкладку «Переписка» → «Ответить». Письмо отправляется от подключённого аккаунта. Вложения добавляются. История сохраняется.
Используйте шаблоны писем (раздел «Почта → Шаблоны») для типовых ответовРаздел «Управление → Массовый импорт» — для администраторов
Три файла Excel (xlsx): Контрагенты, Контакты, Сделки. Подойдёт выгрузка из любой CRM — подходит для первичного заполнения системы.
«Управление → Массовый импорт → Импорт xlsx». Загружайте по очереди: 1) Контрагенты → 2) Контакты → 3) Сделки. Тип файла определяется автоматически. Импорт идёт в фоне — прогресс и ошибки видны на странице.
Вкладка «Дозаполнение из API». B2B-Center — через API. Bidzaar — из пула. Тендерплан — агрегатор: подтягиваются все площадки, которые есть на Тендерплане, по одной учётной записи.
Импорт по ссылке из списка сделок тоже работает в фоне — страница не висит, статус обновляется самФильтр по статусу: «Ошибки / не найдены» — показывает тендеры, которые не дозаполнились. Клик по тендеру — переход в карточку для ручной правки.
Раздел «Аналитика» — для руководителей и менеджеров
| Отчёт | Что показывает | Кому полезен |
|---|---|---|
| Обзор | Всего тендеров по этапам, бюджет, конверсия, активность по дням | Руководителю |
| Менеджеры | Количество тендеров на менеджере, выигрыши/проигрыши, средний чек, своевременность задач | Руководителю |
| Воронка этапов | Распределение по этапам каждой воронки, конверсия между этапами, среднее время на этапе, просадка | Руководителю, менеджеру |
| Автозадачи | Список правил, история срабатываний, статистика | Администратору |
Какие кнопки доступны на каждом этапе
| Этап | Кнопка | Куда переходит |
|---|---|---|
| Входящий запрос | Отправить руководителю | → Согласование с руководителем |
| Входящий запрос | Запросить КП у поставщика | → Запрос у поставщика |
| Входящий запрос | Устно согласовано руководитель | → Подготовка и подача тендера |
| Входящий запрос | Отправить на просчёт задача | этап не меняется |
| Входящий запрос | Отклонить заявку комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Запрос у поставщика | Поставщик подтвердил | → КП отправлено клиенту |
| Запрос у поставщика | Отказ поставщика комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Согласование | Согласовать руководитель | → Подготовка и подача тендера |
| Согласование | Отклонить комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Подготовка и подача | Тендер подан | → Ожидание итогов торгов |
| КП отправлено клиенту | Клиент согласен | → Подписание документов |
| КП отправлено клиенту | Отказ клиента комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Ожидание итогов | Тендер выигран | → Подписание документов |
| Ожидание итогов | Тендер проигран комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Подписание | Отправить юристу задача + email | юрист согласует |
| Подписание | Юрист согласовал юрист / Юрист отклонил | флаги юриста |
| Подписание | Поставщик подтвердил | флаг, этап не меняется |
| Подписание | Договор и спецификация подписаны | → Отгрузка и логистика |
| Отгрузка | Доставлено клиенту логист | → Контроль оплаты |
| Контроль оплаты | Оплата получена бухгалтер | → Успешно реализовано |
| Контроль оплаты | Проблема с оплатой комментарий | → Отказ / проигрыш |
| Отказ / проигрыш | Восстановить заявку руководитель | → Входящий запрос |
Открывайте «Задачи» утром, «Тендеры» — для работы, «Аналитику» — раз в неделю
Откройте «Задачи»
Проверьте просроченные
Просмотрите дедлайны
Работайте со сделками
Заполняйте карточки
Ведите переписку
Откройте «Аналитику»
Проверьте воронку
Где застревают сделки?